Facilitaire fabels. Wellicht word je er wel eens mee geconfronteerd. Aannames en vooroordelen vanuit de directie, management of (interne) klanten over óns vak en bijbehorende bedrijfsvoering.

Die fabels komen ergens vandaan. Het is niet allemaal onzin. Blijkbaar is er een voedingsbodem. Natuurlijk ontstaan fabels vanuit onwetendheid van degene die je tegenover je hebt. Of omdat facility management gewoon een makkelijk slachtoffer is als het op bezuinigen aankomt. Maar we moeten ook hand in eigen boezem durven steken. Laten we voldoende zien wat de toegevoegde waarde van facility management voor het algemene bedrijfsresultaat is?  Nee? Wil jij die fabels ombuigen naar feedback waar niemand omheen kan? Lees dan verder.

1. ‘Facility management… dat is alleen iets voor grote organisaties’

Een fabel die zelfstandig facility professionals vaker voorbij horen komen. Althans ik wel. Facility management is een begrip dat in grotere bedrijven en multinationals niet vreemd is. Er is meestal een eigen afdeling facility management, een facilitair bedrijf of een facilitair manager. Organisaties in het midden- en kleinbedrijf beschikken niet (of in veel mindere mate) over een facilitaire afdeling of manager. Dus is het alleen iets voor grote organisaties. Neeee! Facility management is ook voor midden- en kleinbedrijf van toegevoegde waarde. Eerder schreef ik hierover een blogpost.

Er worden ook in het MKB activiteiten ondernomen die onder de noemer facility management vallen. De organisatie legt die relatie echter vaak niet. Taken worden gedaan door een vestigingsmanager of secretaresse. Bij het MKB gaat het erom dat je duidelijk uitlegt wat facility management inhoudt. De term spreekt hier namelijk niet direct tot de verbeelding. Natuurlijk is de structurele behoefte aan facilitaire ondersteuning minder bij kleinere organisaties, maar op incidentele basis is nog behoorlijk wat te doen. Maak daarom inzichtelijk welke praktische toepassingsmogelijkheden en bijbehorende voordelen er voor de organisatie zijn. In het overtuigen van deze organisaties (potentiële klanten) zul je wellicht ook te maken krijgen met fabel #2.

2. ‘Facility management kost alleen maar geld’

Of je nu facility manager bent bij een organisatie of als zelfstandig facility professional op interim-basis werkt, deze fabel is een veel gehoorde. En als je niet oppast, wordt deze fabel een feit. Het klopt dat veel grote kostenposten onder beheer van facility management vallen. Denk bijvoorbeeld aan (het onderhoud aan) de gebouwen, installaties, inrichting, energie en wagenpark. Wanneer deze processen niet goed gemanaged worden, loopt het in de papieren. Een goede facility manager kan hier echter het verschil maken. Bijvoorbeeld door de focus op initiële investeringskosten te verleggen naar exploitatiekosten. Een hogere investering is veelal nodig om op langer termijn in de exploitatie ‘geld te verdienen’. Het spreekwoord luidt niet voor niets: ‘Goedkoop is duurkoop’. Een facility manager moet daarom een voorname rol opeisen in besluitvormingstrajecten die zijn exploitatie (direct) aangaan. Het aankopen, huren van een nieuw bedrijfspand of de totstandkoming van een ontwerp voor een nieuwbouwlocatie zijn hier voorbeelden van.

Ook aandacht voor duurzaamheid kan geld opleveren. Afhankelijk van welke duurzame maatregelen worden getroffen, kan de mate van rendement stijgen. In alle gevallen is het noodzakelijk vooraf een degelijke business case te maken om te beoordelen waar het omslagpunt ligt (terugverdientijd) en wat de voorgestelde aanpassingen/ maatregelen opleveren. Hiermee is een directie, management of de (interne) klant vervolgens goed te overtuigen van de nut en noodzaak. Andere aandachtsgebieden die (op termijn) geld opleveren zijn de (invoering van) nieuwe werkplekconcepten en het ontwikkelen van hospitality (gastvrijheid) binnen de organisatie.

3. ‘Bezuinigingen gaan ten koste van de kwaliteit’

Ook deze fabel komt niet zomaar uit de lucht vallen. Maar al te vaak krijgen facility managers de opdracht te bezuinigen. Het ligt dan voor de hand de frequentie waarmee services worden geleverd te verminderen. Of contracten worden herzien en nog scherper ingestoken, waardoor tarieven voor leveranciers onder druk komen te staan. Het is dus slechts een kwestie van tijd voordat er ingeboet gaat worden op de kwaliteit om de (te) lage verdiensten van de leverancier te compenseren. Een bekend voorbeeld is de schoonmaak.

Maar hoe kan het dan wel?

Het is belangrijk vast te stellen wat de kwaliteit van de verschillende  facilitaire serviceprocessen moet zijn. En wie bepaalt de kwaliteit? Veelal worden klanten niet of onvoldoende betrokken bij de totstandkoming van kwaliteitsnormen. Wie zijn je klanten eigenlijk?? Ook leveranciers worden pas benaderd als er aanbiedingen moeten worden gedaan. Op die manier profiteer je dus niet van externe kennis, ideeën en innovaties. Medewerkers kunnen eveneens een belangrijke bijdrage leveren. Zij hebben immers dagelijks te maken met deze (operationele) processen en hebben contact met de klant. Processen kunnen veel efficiënter ingericht worden, wanneer rekening wordt gehouden met wat de klant écht belangrijk vindt. Onnodige stappen in het proces worden geschrapt hetgeen de doorlooptijd verkort. Het resultaat: een hogere klanttevredenheid tegen lagere kosten.

Een werkmethodiek die ingericht is om processen duurzaam te verbeteren en daarin uitgaat van investering in eigen mensen is Lean Six Sigma. Hoewel in beginsel vooral in productieomgevingen toegepast, krijgt Lean Six Sigma ook in facilitaire organisaties steeds meer voet aan de grond. Inmiddels zijn er al voorbeelden van facilitaire bedrijven die Lean Six Sigma met succes in hun bedrijfsvoering hebben doorgevoerd. Wil je weten of Lean Six Sigma voor jouw organisatie geschikt is, dan biedt een kennismakingstraining of workshop vaak al veel inzicht.

Tot zover deze 3 fabels. In hoeverre zijn ze in jouw organisatie/ situatie actueel?

Misschien zijn het geen fabels, maar feiten? Dan moet je aan de slag.

Wees daadkrachtig en neem initiatief. Ga de dialoog aan.

Heb je last van andere fabels? Ik deel graag mee!