“Een verhuizing doet wat met mensen. Niet voor niets staat verhuizen in de stress- en ergernissentop 3″.

Aldus de decaan van één van de faculteiten van Erasmus Universiteit Rotterdam tijdens een medewerkersbijeenkomst voorafgaand aan de verhuizing van de faculteit richting 5 tijdelijke locaties. In de top 3 of in de top 10 van grootste ergernissen: duidelijk is dat verhuizen (ook zakelijk) voor velen een beproeving is. Alles verandert en verandering betekent weerstand. Bij de een meer dan de ander. Hoe zorg je er dan toch voor dat de verhuizing een succes wordt? 10 tips voor een succesvolle verhuizing!

1

 Organiseer organisatie

Het allerbelangrijkste om een verhuizing succesvol te laten zijn, is een goede voorbereiding. En die voorbereiding doe je niet alleen. Stel afhankelijk van de omvang en complexiteit van de verhuizing een verhuisteam samen of zo nodig een uitgebreidere projectorganisatie met onderliggende werkgroepen. Een verhuizing plannen kost tijd, dus start op tijd met het samenstellen van een winnend team. Zorg voor gebruikersvertegenwoordiging (business units, afdelingen, secties etc.), vertegenwoordiging op gebied van ICT, facilitaire zaken en communicatie. Stem af wat de taken en bevoegdheden zijn van de verhuisteamleden.

2

 Maak een activiteitenplanning

Wat komt er allemaal bij een verhuizing kijken? Wie doet wat? Om de scope te bepalen dienen de activiteiten te worden vastgesteld die moeten worden uitgevoerd. Dit is natuurlijk afhankelijk van het type verhuizing, maar in hoofdlijnen doorloop je in een verhuisproces altijd de dezelfde stappen met  bijbehorende activiteiten. Zet de activiteiten vervolgens uit in de tijd en detailleer de planning meer naarmate het proces vordert. Denk bij het plannen van activiteiten niet alleen aan de nieuwe (of tijdelijke) locatie, maar ook aan de locatie die je achterlaat.

3

 Stel een reële begroting op

Een verhuizing betreft meer dan alleen de fysieke verhuizing. Een verhuizing vraagt om organisatie van allerlei bijkomende zaken waaraan veelal ook kosten zijn verbonden. Denk bijvoorbeeld aan het inregelen van alle facilitaire voorzieningen op de nieuwe (of tijdelijke) locatie, kosten voor het (leeg) opleveren van de oude locatie, kosten voor (tijdelijke) opslag en wijzigingen in communicatie (drukwerk, websites, etc.). Wil je hulp bij de coördinatie van je verhuizing, neem hiervoor dan ook kosten mee in de begroting.

4

 Benoem risico’s

Een verhuizing betekent, hoe goed ook gepland, tijdelijk ‘overlast’ voor medewerkers en de bedrijfsvoering. In het proces kunnen, binnen of buiten de eigen invloedssfeer, onvoorziene situaties ontstaan. Breng vooraf de eventuele (bedrijfskritische) risico’s in kaart en bedenk wat het back-up plan is in geval het risico zich voordoet, om (gevolg)schade te voorkomen of te beperken.

5

 Neem weerstand serieus

Zoals iedere verandering, brengt ook een verhuizing weerstand met zich mee. Heb aandacht voor de gevoelens en angsten die spelen bij medewerkers en erken deze. Onderzoek waartegen de weerstand is, tegen de verhuizing zelf of het proces er naar toe? Het negeren van weerstand kan uitdraaien op medewerkers die het proces vertragen door zich passief op te stellen of door ja te zeggen, maar nee te doen.

6

 Zorg voor goede communicatie

Communicatie tijdens het verhuisproces is cruciaal mede om weerstand te beperken. Houd medewerkers op de hoogte van de voortgang en vertel hen wat je van hen verwacht in het proces en wanneer. Maak onderscheid in communicatiekanalen afhankelijk van de boodschap die je hebt. Algemene informatie kan prima op intranet gepubliceerd worden. Informatie waarin je directe inzet en medewerking van medewerkers verwacht, leent zich ervoor ook direct met de medewerkers te communiceren bijvoorbeeld in de vorm van een e-mailbericht. Het versturen van verhuisinstructies met tips en trics, een duidelijke planning en de uit te voeren activiteiten door de medewerkers is hiervan een voorbeeld.

7

 Houd opschoonacties

Een verhuizing is het ideale moment om schoon schip te maken. Medewerkers vroegtijdig laten starten met het opruimen (en weggooien) van archief en andere zaken heeft meerdere voordelen. Minder inhoud, betekent minder verhuizen en dus minder kosten. Overzicht in wat er aan (fysiek) archief en dossiers overblijft, maakt het mogelijk eventuele vervolgacties beter te plannen zoals digitaliseren van archief dat bewaard moet blijven of onderscheid te maken in dynamisch en statisch archief. Statisch archief dat niet frequent geraadpleegd wordt, kan bijvoorbeeld ook extern worden opgeslagen en vraagt minder ruimte in de nieuwe of tijdelijke locatie (die mogelijk kleiner is dan de huidige locatie). Verder heeft opruimen voor de medewerkers zelf ook een psychologisch effect: door op te ruimen, ontstaat ruimte: ruimte in het hoofd, waardoor (eventuele) belemmeringen verminderen en meer overzicht ontstaat. Tot slot blijft er door het opschonen minder troep over die wordt achtergelaten en na de verhuizing alsnog moet worden weggegooid.

8

 Heb oog voor details

Voor een geslaagde verhuizing is het van belang aandacht te hebben voor ogenschijnlijke details. Het niet werken van een koffiemachine op de eerste dag na de verhuizing lijkt een futiliteit, maar heeft grote impact op de (gemoedstoestand) van medewerkers. Dergelijke zaken kunnen negatief afstralen op de verhuizing, hoe goed verder ook georganiseerd en uitgevoerd.

9

 Maak gebruik van een professioneel verhuisbedrijf

De fysieke verhuizing kan logistiek gezien een enorme klus zijn, maar ook bij kleinere verhuizingen is het een voordeel om met een professioneel (en erkend) verhuisbedrijf te werken. Het verhuisbedrijf regelt alle verhuismaterialen die nodig zijn voor de verhuizing, variërend van verhuisdozen en verhuisetiketten tot speciale PC kratten en schilderijboxen. Ook is er de beschikking over (groot) gekeurd materieel en zorgt het verhuisbedrijf voor het aanbrengen van beschermende materialen om schade aan de gebouwen en terreinen te voorkomen. En mocht er al schade ontstaan, dan is een professioneel verhuisbedrijf hiertegen verzekerd, waardoor (financiële) afhandeling is gewaarborgd. Ook eventuele noodzakelijke wegafzettingen of vergunningen die nodig zijn om te kunnen laden en lossen met (groot) materieel is voor een professioneel verhuizer bekend terrein.

10

 Plan nazorgactiviteiten

Na de verhuizing zullen medewerkers starten met het uitpakken van hun spullen en het eigen maken van de nieuwe werkomgeving. Onderdeel hiervan is vaak het ophangen van schilderijen, whiteboards en klokken, maar ook het, bij nader inzien, verplaatsen van meubilair. Inventariseer voorafgaand de verhuizing de activiteiten die tot de nazorg behoren en plan daar vaste dagen voor in. Communiceer deze met de medewerkers zodat zij tijdig eventuele verzoeken kunnen indienen. Door een aantal dagen te plannen, kunnen deze activiteiten worden gebundeld en kunnen eventuele restpunten direct worden opgelost.

Plan ook in wanneer het verhuismateriaal (lege verhuisdozen etc.) worden opgehaald, zodat medewerkers tijdig alles uitpakken. Doorlopende huur van verhuismateriaal kan aardig in kosten oplopen. Na uitvoering van de nazorgactiviteiten kan het project worden afgesloten en als zodanig ook richting medewerkers worden gecommuniceerd. Dit is het startpunt van de beheersfase, waarin nieuwe verzoeken weer via de reguliere weg worden afgehandeld.